Contractbeheer Software voor Gemeenten | TotalLink

20959

wp-singular,page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-20959,wp-theme-bridge,wp-child-theme-bridge-child,bridge-core-3.1.3,qode-page-transition-enabled,ajax_fade,page_not_loaded,qode-page-loading-effect-enabled,,qode-title-hidden,qode_grid_1200,qode_popup_menu_push_text_top,footer_responsive_adv,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-content-sidebar-responsive,transparent_content,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-30.2,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,wpb-js-composer js-comp-ver-9.0.1,vc_responsive

TotalLink Contractbeheer Software

Grip op grond- en vastgoedcontracten

TotalLink is een betrouwbare en continu doorontwikkelde SaaS-oplossing voor gemeentelijk contractbeheer. Beheer het volledige contractproces voor o.a. (erf)pacht, gebouw verhuur, kaveluitgifte, verkoop en verhuur van gronden, opstalrechten, snippergroen en onderhoudscontracten. Van registratie tot facturatie, termijnbewaking en archivering.

Sinds 2010 ondersteunt TotalLink meer dan 50 Nederlandse gemeenten met oplossingen voor contractbeheer, grondexploitaties, civiele projecten en vastgoedbeheer.

Download brochure

Automatische facturering & termijnbewaking

Automatische indexering en facturatie voor alle contracttypen via de koppeling met uw financiële systemen inclusief betaalstatus. De termijnkalender bewaakt belangrijke deadlines, verlengingen en einddata met (email)signaleringen en rappellijsten.

Direct grip & Inzicht

Alle contractinformatie overzichtelijk per dossier bij elkaar: contracten, documenten, correspondentie en notities. Automatische koppelingen (o.a. BRP/KVK) zorgen voor actuele gegevens. Met de zoekfunctie en visuele querybuilder maakt u rapportages en exports (Excel/PDF/Word). Via DataLink koppelt u aan Power BI/Tableau voor dashboards.

Alle contracten op de kaart

Contractlocaties zijn direct zichtbaar op de overzichtskaart (adressen, panden, percelen). Teken zelf (deel)percelen, met actuele kaarten en luchtfoto’s.

Flexibel & zelfstandig beheerbaar

TotalLink is standaardsoftware geconfigureerd op uw gemeentelijke inrichting. Na implementatie beheert u zelf velden, workflows, signaleringen, rapportages en autorisaties zonder programmeerwerk. Rollen en rechten bepalen wie wat mag zien of wijzigen.

Slim verbonden

Profiteer van de integraties met zaaksystemen, financiële administraties, Outlook, GIS, DMS, documentcreatie, Kadaster, BAG, BRP, KVK, HaalCentraal en automatisch inloggen via Entra ID/ADFS/OpenID Connect. Daarnaast bevat TotalLink geavanceerde workflows voor taken en signaleringen.

Auditproof

Logging en audittrail maken wijzigingen volledig traceerbaar.
TotalLink ondersteunt de Archiefwet/AVG met rapportages, bewaartermijnen en inzicht in archivering, vernietiging en overbrenging.

De TotalLink garantie

Development en support in eigen beheer
Heldere documentatie en trainingen
Stabiel platform dat continu wordt doorontwikkeld
Actieve community van TotalLink-gebruikers
Nederlandse organisatie met korte lijnen
ISO 27001:2022-gecertificeerd en ingericht volgens actuele eisen voor informatiebeveiliging, privacy en beschikbaarheid

FAQ

Wat is contractbeheer software voor gemeenten?

Contractbeheer software ondersteunt gemeenten bij het registreren, beheren en bewaken van contracten en verplichtingen. Denk aan grond- en vastgoedcontracten, onderhoudsovereenkomsten, erfpacht, verhuur, opstalrechten en andere privaatrechtelijke afspraken. Goede contractbeheer software biedt inzicht in termijnen, financiële afspraken, verplichtingen en compliance.

Welke contracten kan een gemeente beheren in TotalLink?

Met TotalLink kunnen gemeenten onder andere (erf)pachtcontracten, huur- en verhuurcontracten voor panden, kavelverkoop, verkoop en verhuur van gronden, opstalrechten, snippergroenovereenkomsten en onderhoudscontracten beheren. De oplossing is ingericht op contracten waarbij juridische, financiële en ruimtelijke informatie samenkomt.

Is TotalLink geschikt voor grond- en vastgoedbeheer?

Ja. TotalLink is specifiek ontwikkeld met oog voor gemeentelijke grond- en vastgoedprocessen. Contracten zijn gekoppeld aan percelen, panden en locaties en inzichtelijk via kaartfunctionaliteit. Hierdoor ontstaat samenhang tussen contractafspraken, geografische informatie en financiële stromen.

Hoe ondersteunt TotalLink termijnbewaking en meldingen?

TotalLink bewaakt automatisch contracttermijnen, verlengingen en afloopdata. Gebruikers ontvangen signaleringen en herinneringen. Daarnaast zijn alle termijnen inzichtelijk via rapportages, zodat gemeenten tijdig kunnen sturen en risico’s beperken.

Kan TotalLink gekoppeld worden aan bestaande gemeentelijke systemen?

Ja. TotalLink beschikt over ruime integratiemogelijkheden met onder andere zaaksystemen, financiële administraties, DMS-oplossingen, GIS-viewers en landelijke basisregistraties zoals BAG, BRP en het Kadaster. Ook koppelingen met BI-tools zoals Power BI zijn mogelijk.

Voldoet TotalLink aan wet- en regelgeving zoals AVG en Archiefwet?

TotalLink beschikt over uitgebreide logging- en audittrailfunctionaliteit. Bewerkingen zijn volledig traceerbaar en bewaartermijnen kunnen automatisch worden berekend. Hiermee ondersteunt TotalLink gemeenten bij naleving van AVG, Archiefwet en interne controle-eisen.

Is functioneel beheer door de gemeente zelf mogelijk?

Ja. TotalLink is ontworpen voor zelfstandig functioneel beheer. Gemeenten kunnen zonder programmeerwerk velden, workflows, rapportages en autorisaties configureren. Na gerichte training kan het systeem zelfstandig functioneel worden beheerd.

Meer dan 50 Gemeentes kiezen al voor TotalLink

“Sinds we TotalLink gebruiken, hebben we veel meer grip en overzicht op onze grondexploitaties. Het creëren van overzichten op portefeuilleniveau en de afstemming met projecten en controllers gaat daardoor merkbaar beter.”
Benjamin Wiggelinkhuizen - Gemeente Amsterdam
''Het is heel gebruiksvriendelijk waardoor nieuwe collega’s ook een stuk makkelijker worden ingewerkt. Dit kan veel tijd besparen.''
Monique Wensveen - Gemeente Leiden
''Alle lijsten de deur uit! Eén systeem, altijd up-to-date. We komen eindelijk toe aan ons echte werk!''
Jemme Schurer - Gemeente Haarlem
''Ze kunnen snel leveren en zijn goed bereikbaar. Wanneer we er zelf niet uitkomen kunnen we bij hen aankloppen en is het ook zo opgelost. Dankzij TotalLink werken we nu véél overzichtelijker dan voorheen.''
Miranda van der Wekken - Gemeente Hoeksche Waard
''TotalLink werkt in de basis goed en is voor de gemeente Tilburg verder op maat gemaakt waardoor we nu een model hebben dat aansluit op onze specifieke wensen. Een belangrijke eis was de koppeling met de financiële administratie.''
Tom Delforterie - Gemeente Tilburg
''Het meest waardevolle compliment is dat de implementatie vrijwel zonder weerstand verliep en juist een teamprestatie is geweest.''
Aart Hendriks - Gemeente Almere