Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release Notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Release notes
Vernieuwd hoofdscherm
De look & feel is zichtbaar gewijzigd. Belangrijke verandering is de verticale balk in het hoofdmenu aan de linker zijde. In deze balk zijn de navigatieopties opgesomd. In deze balk zijn tenminste de volgende navigaties opgenomen: de kaart, de rapportengenerator en de beheertegels.
Zoekfunctie
De zoekfunctie is in deze versie nadrukkelijker aanwezig in de horizontale grijze balk. Bij het ingeven van de zoekcriteria, worden alleen de relevante tegels getoond. Door op het kruisje te klikken in het zoekveld, wordt de zoekvraag gewist en worden alle tegels weer getoond.
Beheertegels
door in de grijze balk op het tandwielicoon te klikken, worden de beheertegels getoond. Door daarna weer op het tandwiel te klikken, worden de informatietegels weer getoond.
Daarnaast is de menustructuur flink onderhanden genomen en intuïtiever gemaakt. De menubalk is volledig herschreven en is daarmee flexibeler en robuuster geworden.
Rapporten via Downloadmanager
Alle opgevraagde rapportages worden voortaan in de downloadmanager geplaatst. Via het downloadicoontje worden de documenten aangeboden. Dit zorgt er voor dat er geen time-outs (meer) op kunnen treden bij het genereren van grote documenten.
Toevoegen knop van tegel
De toevoegen knop per tegel is vervangen door de + rechtsboven in te tegel.
Tegel verslepen
Het icoon om de tegel op een andere plek te verslepen wordt getoond zodra de muis zich voben de tegel bevindt. Het versleepicoon bevindt zicht linksboven in de tegel.
Weergave dossiers
In de tegel wordt nu niet alleen de dossiertitel getoond, maar ook aanvullende gegevens waarbij de dossiertitel met een vet lettertype wordt weergegeven en de aanvullende informatie met het normale lettertype. De tegel kan worden uitgevouwen door op “meer onderin de tegel te klikken.
Samenvoegen relaties
Indien een relatie dubbel is ingegeven kan deze weer worden samengevoegd tot 1 relatie.
Open hiervoor een relatie uit de relatietegel en klik in het menu op de optie “Vervang deze relatie door”. Vervolgens kan er een andere relatie worden geselecteerd. TotalLink doet dan het volgende:
Module MJOP
De module MJOP Meerjaren Onderhoudsplanning voor vastgoed is nu integraal opgenomen in TotalLink.
Deze module is geschikt voor het beheren van de onderhoudsplanning voor zowel gebouwen als ook gronden. Deze module dient wel geactiveerd te zijn en heeft een eigen handleiding.
Module Ruimtegebruik
De Module ruimtegebruik is toegevoegd en is geschikt voor het verhuren van zalen, sportvelden etc.
Deze module dient wel geactiveerd te zijn en heeft een eigen handleiding.
Invoerhulp factureren
Bij het ingeven van een overeenkomst geeft TotalLink duidelijk aan welke gegevens nog ontbreken om te kunnen factureren.
Rapportagetool
De gebruiker kan nu zelf rapportages en overzichten maken naast de standaard overzichten met de nieuw toegevoegde Rapportagetoolbox. De beheerder kan zelf rapportages maken en deze ontsluiten naar de specifieke gebruikersgroepen. De beschrijving hiervan is te vinden in de handleiding van de contractenmodule.
Uitvouwbare tabellen
Tabellen met veel kolommen worden overzichtelijker weergegeven door regels uitvouwbaar te maken.
Afhankelijk van de wijze waarop een omgeving is ingericht kunnen tabellen worden voorzien van deze optie.
Facturatie instellingen op regelniveau
Zoals in bovenstaande afbeelding is te zien, kunnen facturatie instellingen zoals ‘aantal termijnen’ op regelniveau worden ingesteld.
Nauwkeuriger tekenen
In TotalLink kan de gebruiker zelf de kavels en projectgrenzen intekenen. In deze versie verspringt de cursor van de tekentool niet meer bij het intekenen, waardoor veel nauwkeuriger kan worden ingetekend.
Indien er in de buurt van een object wordt getekend, wordt de cursor naar het object getrokken (snapping). In deze versie wordt dit minder snel gedaan waardoor er dichter bij een ander object getekend kan worden zonder dat de cursor naar het andere object wordt getrokken.
Eenmalige facturen
Onder de reguliere facturatieregels in het overeenkomst tabblad is een nieuwe tabel toegevoegd.
Hierin kan een eenmalige factuur worden ingegeven. Zorg er voor dat de geselecteerde periode een periode is die nog opgestuurd moet worden naar de financiële administratie. Een creditfactuur wordt aangemaakt door een negatief bedrag in te geven. Klap de regel open om een grootboekrekening en kostensoort in te geven.
Factureren per overeenkomstsoort
Het menu factuur export beheerovereenkomsten is uitgebreid met factureren per overeenkomst soort. Door “alle overeenkomsten” te selecteren, krijgt u het oude vertrouwde exportbestand. Daarnaast kan een exportbestand worden opgebouwd met enkel de geselecteerde overeenkomstsoorten.
Indexering afronden
Er is een optie toegevoegd om Indexering hetzelfde af te ronden zoals in de calculator CPB.
Bij het berekenen van de indexeringen rekent TotalLink nauwkeuriger dan de calculator van het CPB. Door ‘bedrag afronden’ te selecteren, wordt de nauwkeurigheid aangepast aan deze van het CPB zodat er geen vragen komen van contractanten over verschillen in de berekening.
Deze optie is altijd aanwezig geweest, alleen werden deze voorheen “onder water” voor u ingesteld.
INLEIDING
Vorig jaar zijn we over gegaan van Promis naar TotalLink, een krachtiger platform met meer mogelijkheden
De nieuwe mogelijkheden zijn destijds met name toegepast in de contracten module. In deze nieuwe versie hebben het nieuwe TotalLink platform ingezet om de exploitatiemodule uit te breiden met veel nieuwe functionaliteit in combinatie met een intuïtievere structuur. Dit document beschrijft deze nieuwe functionaliteit.
INHOUDSOPGAVE
De voorjaarsupdate 2019 bestaat uit de volgende onderwerpen:
In de vorige versie werden de uitgangspunten en totalen ingesteld in het werkportfolio. Deze aanpak heeft een aantal nadelen:
– het is niet voor de hand liggend dat uitgangspunten en totalen te vinden zijn in het werkportfolio.
– het instellen van de uitgangspunten op totaalniveau volstaat voor -met name grote gemeenten- niet.
In deze nieuw versie is dit helder weergegeven in de tegel ‘uitgangspunten en totalen’.
Uitgangspunten en Totalen Tegel
In deze tegel kunnen de centrale uitgangspunten en totaliseringen worden opgevraagd door op de regel ‘Alle projecten’ te klikken.
In feite wordt hiermee het werkportfolio geopend, enkel de benamingen zijn veranderd.
In deze nieuwe versie kunnen er nu niet alleen uitgangspunten en totaliseringen van alle projecten worden gemaakt, maar ook van een zelf aan te maken projectcategorie.
Per categorie kunnen de uitgangspunten worden ingesteld als aanvulling op de uitgangspunten van alle projecten. De uitgangspunten worden dus nog steeds centraal ingesteld bij ‘Alle projecten’ en -optioneel- kunnen er uitgangspunten worden ingegeven per categorie. Enkel de afwijkende uitgangspunten ten opzichte van de centrale uitgangspunten hoeven dus te worden ingegeven.
De in een project toegepaste uitgangspunten worden dus als volgt opgebouwd:
– de centraal ingegeven uitgangspunten.
– aangepast met eventuele afwijkingen als in de uitgangspunten van de projectcategorie gedefineerd.
– aangepast met eventuele afwijkingen als in de uitgangspunten van het project gedefineerd.
De daadwerkelijk toegepaste uitgangspunten per project zijn altijd zichtbaar door het uitgangspunten tabblad van het project te openen.
Indien een projectcategorie een uitgangspunt overneemt van de centrale uitgangspunten, wordt deze grijs weergegeven in de tabellen. De ingevoerde uitzonderingen worden vetgedrukt weergegeven.
Indien een project een uitgangspunt overneemt van de centrale uitgangspunten of van de projectcategorie, dan wordt deze grijs weergegeven in de tabellen. De ingevoerde uitzonderingen worden vetgedrukt weergegeven.
De projectentegel in het startscherm toont de actuele projecten binnen het werkportfolio.
De projectentegel heeft rechtsboven een ‘expand’ icoon. Zodra hierop wordt geklikt, worden de overige tegels geanimeerd verborgen, wordt de projectentegel langer zodat deze meer projecten kan tonen en schuift er uit de projectentegel een kaart van de stad met daarop de projectgrenzen. TotalLink onthoudt het laatstgekozen tegelformaat, indien de gebruiker een tegel uitklapt en de applicatie afsluit, zal de applicatie bij het opnieuw opstarten wederom het uitgeklapte projectenscherm tonen. Vele gebruikers zoals projectleiders en planeconomen zullen doorgaans het liefst vanuit het uitgeklapte projecten scherm werken en hoeven zodoende niet steeds te schakelen naar dit ‘full screen’ scherm.
De uitgeklapte projectentegel kan weer worden ingeklapt door wederom op het expand icoon te klikken of in de zwarte bovenbalk op het ‘tegel icoon’ te klikken. Indien het tegelicoon reeds gebruikt wordt om te schakelen naar projectendashboard, volgt er na het klikken op dit icoon een pull-down menu waarin gekozen kan worden tussen het standaard startscherm of het projectendashboard.
ALGEMEEN
Met de ruimtegebruik opties binnen TotalLink kunnen prospects van een project snel worden doorgerekend. Met de ‘teken en reken’ optie binnen Totallink kunnen snel en eenvoudig de projectoppervlakten inzichtelijk worden gemaakt door de vlakken met TotalLink te tekenen. De te tekenen vlakken betreffen de types: ‘Exploitatiegebied’ (zwart met bolletjes), ‘Uitgeefbaar’, ‘Water’, ‘Groen’, ‘Verharding’, ‘Overig’ en ‘Buiten Beschouwing’.
De vlakken kunnen worden getekend met de volgende ondergronden: GBKE, Kadaster, BAG, Bestemmingsplannen, Buurten en Luchtfoto’s. Deze kunnen naar wens uit en aan worden gezet tijdens het tekenen.
TEKENEN PROJECTGRENZEN EN VLAKKEN
Tabel ruimtegebruik
Ieder project heeft een tabblad ‘ruimtegebruik’. Op dit tabblad staat de kaart, ingezoomd op het relevante gebied en de tabel ‘Ruimtegebruik’. De tabel ruimtegebruik heeft als doel om het ruimtegebruik in de vorm van de relevante oppervlakten van een plangebied in beeld te brengen. Hiervoor kan een bruto plangebied worden ingevoerd en kan worden ingevoerd hoeveel er buiten beschouwing gelaten dient te worden. Het bruto plangebied minus ‘buiten beschouwing’ resulteert in het ‘Netto plangebied’. Het netto plangebied bestaat uit ‘uitgeefbaar gebied’ en ‘niet uitgeefbaar gebied’. Deze vallen weer uiteen in diverse gebiedstypen zoals groen, water, verharding, wonen etc.
Het ‘resterend netto plangebied’ bestaat uit het ‘Netto plangebied’ verminderd met het ‘Niet uitgeefbaar gebied’ en verminderd met het ‘Uitgeefbaar gebied’. Het netto plangebied is doorgaans 0 en dient met name om te controleren of alle oppervlakten sluitend zijn en niet iets is vergeten.
Indien de relevante oppervlakten al bekend zijn, dan hoeven deze alleen nog getalsmatig te worden ingevoerd. Indien deze niet bekend zijn, dan kunnen de oppervlakten worden bepaald door deze te tekenen in TotalLink. De oppervlakten van de getekende vlakken worden dan automatisch in de tabel ruimtegebruik toegevoegd. Indien de vlakken veranderen, wijzigen ook de bijbehorende oppervlakten. Een vlak kan worden toegevoegd door op het betreffende gebiedstype op het + symbool te klikken. Het systeem vraagt dan of de nieuwe oppervlakte bepaald dient te worden door deze te tekenen of dat u de oppervlakte zelf in wilt geven.
Indien er wordt gekozen om de oppervlakte zelf in te geven, dan wordt er een nieuwe regel toegevoegd binnen het gebiedstype met de naam [gebiedstype] + volgnummer, bijvoorbeeld ‘Groen 1’. Nadien kan deze naam worden gewijzigd en worden voorzien van een oppervlakte.
Indien u kiest om de oppervlakte zelf in te tekenen, dan wordt de kaart vergroot en in ‘bewerk mode’ getoond. De gebruiker kan nu zelf vlakken intekenen. Een vlak wordt getekend door met de muis lijnen te tekenen en deze te sluiten door te dubbelklikken OF door de laatst getekende lijn naar het eerst getekende punt te bewegen en te klikken.
Let op! Indien u het vlak sluit door terug te gaan naar het eerste punt EN bovendien dubbelklikt, dan sluit u het vlak met de eerste klik en begint u het tweede vlak te tekenen met de tweede klik van de dubbelklik terwijl u verwacht dat het vlak enkel wordt gesloten.
Zodra een vlak is gesloten op de kaart, dan wordt de ruimtegebruik tabel automatisch gevuld met dit vlak door een regel toe te voegen bij het betreffende gebiedstype met de naam [gebiedstype] + volgnummer. Bijvoorbeeld ‘Groen 2’.
Een getekend vlak is nadien te wijzigen door de kaart in de ‘bewerken’ mode te zetten in het menu rechtsboven of door op het kaartsymbool te klikken in de ruimtegebruik tabel. Een vlak kan worden verwijderd door deze via de kaart te verwijderen of via de verwijderknop in de ruimtegebruik tabel.
SCENARIO’S EN VASTLEGGEN IN DE TIJD
Indien een scenario van een project wordt gemaakt of een (mpg) foto wordt gemaakt, dan wordt de geometrie ook mee gekopieerd. Verschillende scenario’s kunnen ieder een eigen vlakverdeling hebben. De ondergrond van een project wordt niet mee opgeslagen. Het kan dus gebeuren dat een actuele ondergrond (kaart of luchtfoto) niet meer correspondeert met een foto van een project uit het verleden. Alleen de vlakken worden in de tijd vastgelegd.
De dekkingsparagraaf is een toevoeging onder aan de exploitatiesheet. Hierin worden de financiële consequenties (kosten en opbrengsten) die invloed hebben op het project, maar niet worden benoemd in de exploitatie (cf. BBV) inzichtelijk gemaakt. Denk hierbij aan tussentijdse winstnemingen, fonds bovenwijks, gemeentelijke bijdragen etc. De dekkingsparagraaf maakt de resultaten inzichtelijk incl deze extra posten/dekkingen waardoor het zuiver resultaat van het project inzichtelijk wordt.
In bovenstaande afbeelding is de exploitatiesheet te zien met onderaan de standaardlay out een extra paragraaf toegevoegd, de dekkingsparagraaf.
In de volgende afbeelding is deze rood gemarkeerde dekkingsparagraaf uitvergroot en uitgeklapt.
In bovenstaande afbeelding zijn de betreffende dekkingen weergegeven. Deze posten kunnen per gemeente verschillen en kunnen ook per individueel project verschillen.
In het tabblad ‘Winstneming’ wordt de winstneming cf. de BBV regelgeving berekent voor het huidig jaar en -op basis van de boekwaarde en prognoses- de verwachte winstnemingen voor de komende jaren.
Dit is terug te vinden door het betreffende project te openen en vervolgens het tabblad ‘Winstneming’ te openen.
KOSTEN EN OPBRENGSTEN
De regels ‘kosten Cumulatief)’ en ‘Opbrengsten (Cumulatief)’ komen uit de grondexploitatie (tabblad financieel) en worden vervolgens vermeerderd met de rente. De bedragen worden steeds cumulatief getoond. Indien de rente een opbrengst is, dan wordt deze aan de opbrengstenkant bijgeteld indien de rente kosten betreffen, dan worden deze aan de kostenkant vermeerderd.
RENTE CORRECTIE
Een correctie op de rente ontstaat door het voortijdig nemen van de winst. Doordat winst eerder wordt genomen, wordt de renteopbrengst lager. Het getoonde bedrag is de gemiste renteopbrengst of extra rentelast veroorzaakt door de winstneming.
GEREALISEERDE KOSTEN %
Het percentage gerealiseerde kosten ten opzichte van de totale kosten.
GEREALISEERDE OPBRENGSTEN %
Het percentage gerealiseerde opbrengsten ten opzichte van de totale opbrengsten.
POC %
Percentage Of Completion staat voor het percentage waarin het project financieel is afgerond.
RISICO RESERVERING INVOERVELD
Het kan wenselijk zijn om een bepaald deel van de winst te reserveren voor het opvangen van risico’s. Dit deel wordt daarom van de winstneming afgetrokken. Dit uiteraard met uitzondering van de laatste jaarschijf, immers in het laatste jaar dient alle winst te worden genomen.
Indien de schuif RESERVERING UIT PROJECTRISICO’S aan staat, dan worden deze waarden automatisch ingevuld op basis van de berekende risicobedragen op basis van kans * impact van de ingevoerde projectspecifieke risico’s.
WINSTNEMING
Het winstbedrag dat volgens de BBV regelgeving die in het betreffende jaar onttrokken dient te worden aan het project.
CASHFLOW
De cashflow van het project rekening houdend met de winstuitname en de daaruit volgende rentecorrectie.
STAND ULTIMO 31-12
Het cumulatief saldo van het project inclusief winstneming en de daaruit volgende rentecorrectie.
RESERVERING UIT PROJECTRISICO’S
Het Risico reservering invoerveld.
De wijze waarop TotalLink met groepen om gaat is gewijzigd. Tot nu toe was een projectgroep een rekenkundige totalisering van de onderliggende projecten en had daarom geen eigen tegel. De totaliseringen werden opgevraagd vanuit het (werk)portfolio. In deze nieuwe release heeft een projectgroep een eigen tegel gekregen.
Door op een projectgroep te klikken opent het projectgroep scherm.
In het projectgroepscherm zijn de totaliseringen per groep inzichtelijk, zowel financieel als voor de resultaten. In het tabblad Resultaten is een totalisering van de ingevoerde resultaten per onderliggend project te zien. Ook kan er een scenario gemaakt worden van een projectgroep.
De projectgroep rapportages zijn te vinden onder het printicoon.
PRIJZENBOEK INVOEREN
Het prijzenboek wordt gevuld in het tabblad ‘Prijzenboek’ van het scherm ‘alle instellingen (werkportfolio)’. Deze is te openen vanuit de tegel ‘Uitgangspunten en Totalen’.
In bovenstaand voorbeeld is het artikel ‘kn Demo onderzoek’ met een stukprijs van 6.500 ingevoerd. Dit artikel is in de exploitatie alleen zichtbaar bij de post ‘6.2.4. a Onderzoek’. Via de knop ‘+ Toevoegen’ worden nieuwe regels toegevoegd.
PRIJZENBOEK TOEPASSEN
Open het tabblad financieel van een project en klik op het ‘i’ symbool links van de exploitatieregel waarvan een raming gemaakt gaat worden.
In de keuzelijst ‘Artikel’ worden de beschikbare artikelen getoond behorend bij de geselecteerde post, in bovenstaand voorbeeld is dit de post 6.2.4 a.
KOSTEN VERDELEN OVER DE JAREN
In de kolom ‘Verdelen’ kan worden gekozen tussen ‘Aantal’, ‘Bedrag’ of ‘Percentage’. Hiermee wordt aangegeven hoe de raming over de jaarschijven wordt verdeeld.
Indien er 100 stuks van een artikel wordt gekozen en de kolom ‘Verdelen’ op ‘Aantal’ wordt gezet, dan dient per jaarschijf de te verdelen aantallen worden ingegeven waarbij de kolom ‘Te verdelen’ steeds de resterend -nog te verdelen- aantallen toont. Indien nadien de kolom ‘Verdelen’ op ‘Bedrag’ wordt gezet, dan worden de bijbehorende jaarbedragen in de jaarschijven getoond.
In het projectgroepscherm zijn de totaliseringen per groep inzichtelijk, zowel financieel als voor de resultaten. In het tabblad Resultaten is een totalisering van de ingevoerde resultaten per onderliggend project te zien. Ook kan er een scenario gemaakt worden van een projectgroep.
De projectgroep rapportages zijn te vinden onder het printicoon.
Bij het maken van een raming in het lopende jaar is het handig om zowel het initieel geraamde bedrag, alsook het resterende bedrag na aftrek van de gemaakte boekingen en eventuele verplichtingen in de exploitatie te zien. Om deze reden is in TotalLink nu de eerste jaar opgedeeld in twee kolommen.
In de kolom ‘2019’ is het initieel geraamde bedrag (bijvoorbeeld op basis van aantallen x stukprijs) zichtbaar. In de nieuw toegevoegde kolom ‘Restant 2019’ staat het bedrag dat overblijft na aftrek van de ‘Geboekt in 2019’ en ‘Verplichtingen’ kolommen. Voorheen stond in TotalLink alleen dit restant bedrag in de 2019 kolom. Nu is eenvoudig te herleiden hoe dit restant bedrag is opgebouwd. De weergave van de exploitatie kan per gemeente verschillen, zo is de kolom ‘Verplichtingen’ vaak niet aanwezig.
In deze nieuwe release toont TotalLink de cashflow in een grafiek op:
– projectniveau,
– projectgroepniveau,
– voor alle projecten (werkportfolio)
– per projectcategorie
De grafiek kan eenvoudig worden opgevraagd door het betreffende project, groep of categorie te openen en op het tabblad ‘Cashflow’ te klikken.
De grafiek is interactief, door op de legenda te klikken kunnen ‘Saldo’, ‘Rente’, ‘Kosten’ en ‘Opbrengsten’ uit en aan worden gezet in de grafiek.
Deze grafiek zal niet automatisch in de projectrapporten worden getoond omdat de inhoud van het projectenrapport per gemeente sterk kan verschillen.
De Ghantt chart wordt niet standaard geactiveerd in de nieuwe versie, maar is een optie.
Onderstaand filmpje geeft een indruk van de mogelijkheden
