Miranda van der Wekken over het gebruik van TotalLink bij gemeente Hoeksche Waard

Miranda van der Wekken is medewerker Grondzaken bij gemeente Hoeksche Waard, de samenvoeging van vijf verschillende gemeentes. Toen twee jaar geleden deze fusie plaatsvond, werd al snel duidelijk dat de systemen waarmee gewerkt werd ook samengevoegd moesten worden. Miranda vertelt u hoe dat tot stand kwam en hoe TotalLink daarbij de verbindende factor werd.

Fusie in Excel

“Als medewerker Grondzaken bij de gemeente Hoeksche Waard houd ik me bezig met alles dat met grond te maken heeft”, legt ze uit. “Denk bijvoorbeeld aan koop, verkoop, verhuur en gebruik.” Vóór de fusie hadden Miranda en haar collega’s van de andere te fuseren gemeentes ieder zo hun eigen manier om hiervoor dingen vast te leggen. In eerste instantie werd gekozen voor Excel.

“Daarin legden we zaken vast zoals recht van verhuur, opstallen, en recht van erfpacht”, gaat Miranda verder. “We kwamen er al snel achter dat werken met Excel tijdrovend en foutgevoelig was. Gelukkig was Excel wel de juiste input om uiteindelijk in TotalLink in te voeren.”

Vindbaar en overzichtelijk

Via een andere gemeente en de eigen planeconoom kwam TotalLink in beeld. “Toen hebben we een aanbestedingstraject gestart waar ook TotalLink zich op ingeschreven had”, gaat Miranda verder. “Samen met TotalLink zijn er uiteindelijk vier andere bedrijven uitgenodigd om een presentatie te geven. Die zijn op basis van allerlei punten getoetst. We kozen voor Totallink.”

“Om met TotalLink aan de slag te gaan, moesten we het Excel-bestand importeren”, weet Miranda. “We hoefden dat bestand enkel aan te vullen met extra data zoals BSN-nummers. We konden eigenlijk direct aan de gang. Er was ineens veel meer mogelijk. Alles heeft een eigen tegel en zo is het ook overzichtelijk en makkelijk terug te vinden.”

Meer functionaliteiten

Miranda is een enthousiast gebruiker van TotalLink. Naast de in eerste instantie beoogde tegels zag ze al snel mogelijkheden voor andere specifieke functionaliteiten. “Wij werken met veel specifieke data zoals vrachtwagenparkeerplaatsen, terrasverhuur, marktkraamverhuur, havenkadegelden en aanlegsteigers voor plezierboten”, licht ze toe. “De daaraan gekoppelde optie voor automatische facturatie scheelt ons veel tijd en is veel minder foutgevoelig. Ik kwam er achter dat we TotalLink voor veel meer konden gebruiken dan we aanvankelijk dachten.”

Miranda is zeer tevreden over werken met, en de support van, TotalLink. “Ze kunnen snel leveren en zijn goed bereikbaar”, vertelt ze. “Wanneer we er zelf niet uit komen kunnen we bij hen aankloppen en is het ook zo opgelost. Dankzij TotalLink werken we nu véél overzichtelijker dan voorheen, en met meer opties bovendien.”