De TotalLink erfpachten applicatie bij de gemeente Leiden 

TotalLink is de specialist in software voor gebiedsontwikkeling en vastgoed. Een van de producten die TotalLink aanbiedt is de erfpachten applicatie. Onlangs spraken wij met Monique Wensveen, werkzaam als administratief medewerkster bij de gemeente Leiden. Binnen de gemeente is zij ook betrokken bij de afdeling erfpacht, waardoor zij wekelijks van de erfpacht applicatie gebruik maakt. In dit interview leest u haar ervaringen met de applicatie van TotalLink. 

Hoe is de erfpachten applicatie van TotalLink bij de gemeente Leiden gekomen? 

Sinds september 2020 is de gemeente Leiden overgestapt naar de software van TotalLink. Daarvoor werd er gewerkt met een database model speciaal gemaakt voor erfpacht. Echter had dit model weinig diepgaande mogelijkheden. “Ook qua onderhoud en ondersteuning begon deze partij minder te voldoen aan de verwachtingen van de gemeente Leiden. Hierdoor was het nodig om op zoek te gaan naar een nieuwe partij die wel kon voldoen aan de eisen. Het oude model was gewoon toe aan vervanging, het was niet meer van deze tijd.” 

Overigens werd TotalLink al wel gebruikt bij de gemeente Leiden. In een eerder interview spraken wij ook met Stan van Ierland over de GREX-module bij de gemeente Leiden. Mede door Stan is het pakket van TotalLink aangeschaft. “Toen ik bij erfpacht kwam waren zij al bezig met een nieuw pakket, echter vond ik dat hier nog minder functionaliteiten beschikbaar waren dan bij de vorige applicatie. Na een aantal discussies kwam Stan met het voorstel om ook TotalLink aan te schaffen voor erfpacht, hij was namelijk erg tevreden over de software. Zodoende is Cor uitgenodigd bij de gemeente en is er uiteindelijk voor gekozen om TotalLink te gebruiken voor erfpacht.” 

Waar onderscheidt de erfpachten applicatie van TotalLink zich in ten opzichte van concurrentie? 

Monique vertelt dat bij de vorige applicatie er geen sprake was van flexibiliteit. Wanneer er facturen werden gedraaid was het een druk op de knop en dan kon er niks meer worden aangepast. Binnen deze facturen ging het om hoge bedragen, waardoor het lastig was om te bepalen of alles correct was ingevoerd. “Bij TotalLink kan er juist wel meerdere keren een batch worden gedraaid waardoor de kans op fouten veel minder wordt. Zo lang er niks wordt aangeleverd kan het nog steeds worden aangepast en is er niks aan de hand. Zo kunnen er ook nog wat dingen worden geprobeerd.” Naast het verschil in flexibiliteit vindt Monique het ook fijn dat er rapportages kunnen worden gemaakt. Dit was ook niet mogelijk bij de vorige tool. Ook benoemt zij het design van TotalLink als een goed kenmerk. “Het is rustig en overzichtelijk, dit zorgt ervoor dat het fijn werkt.”  

Ten slotte wordt de service van TotalLink nog uitgelicht als een sterk punt. Zo vertelt Monique dat er vanaf het begin af aan veel moeite gedaan moest worden om de applicatie intern aan te schaffen. In deze periode is Cor heel geduldig gebleven en heeft hij rustig gewacht op het oordeel. Daarnaast wordt er ook samengewerkt met Bart en Tim. “Wanneer ik met een vraag zit wordt dit soms wel binnen een minuut beantwoord!” 

Waar heeft TotalLink aan bijgedragen binnen de erfpacht afdeling? 

“Binnen de afdeling erfpacht merken wij dat het een stuk prettiger werken is met de erfpacht applicatie van TotalLink. Het is heel gebruiksvriendelijk waardoor nieuwe collega’s ook een stuk makkelijker worden ingewerkt. Dit kan veel tijd besparen.” Ook vertelt Monique dat het natuurlijk mogelijk is om de verschillende producten met elkaar te koppelen. Zo wordt de GREX-module gebruikt door de planeconomen en contractbeheer door de juristen binnen de gemeente Leiden. Op deze manier kunnen de verschillende afdelingen ook gebruik maken van elkaars dossiers.