Stan van Ierland van de gemeente Leiden over TotalLink

Onlangs is TotalLink in gesprek gegaan met Stan van Ierland van de gemeente Leiden. Stan is al meerdere jaren planeconoom bij de gemeente Leiden. Hij werkt voornamelijk met het grondexploitatie rekenmodel van TotalLink. Er worden ook nog andere modules van TotalLink gebruikt binnen de gemeente zoals erfpachtbeheer, maar dit wordt gebruikt op andere afdelingen. Aan de hand van een aantal vragen heeft Stan zijn mening en ervaringen kunnen delen over het gebruik van TotalLink.

Hoe is de gemeente leiden in contact gekomen met TotalLink? 

Tijdens de crisis liepen er bij de gemeente Leiden een aantal grondexploitaties. De oude rekenmodellen voldeden niet meer, omdat ze maar met 1 indexering over de totale looptijd konden rekenen en niet per jaarschijf op een andere index. Bovendien golden de indexen voor de betreffende hoofdkostensoort en konden detailkosten dan niet op een afwijkende index worden gezet. De gemeente maakte eerst de keuze om aan de slag te gaan met een ander rekenmodel, waarvan achteraf bleek dat dit heel erg in de kinderschoenen stond. De leverancier gaf te weinig ondersteuning voor de software waardoor er te veel onverwachte problemen ontstonden en dus het systeem niet meer naar behoren functioneerde. Dit zorgde ervoor dat er wederom een nieuw rekenmodel gevonden moest worden, waarbij ze vrij snel bij TotalLink uitkwamen. Vanaf het begin was er vertrouwen in TotalLink doordat de juiste mensen erachter zaten. 

Wat zijn de grootste verschillen tussen het GREX-model van TotalLink en de andere modellen waarmee je gewerkt hebt? 

Stan gaf aan dat de modellen niet met elkaar te vergelijken zijn. “Het vorige systeem werd verkocht als een flexibel systeem, bijna als Excel-functionaliteit. Op een gegeven moment werd het model volledig dicht getimmerd doordat ze bang waren dat dingen werden overschreden in het rekenmodel. Hierdoor werd het dus heel star en totaal niet flexibel.” Stan geeft aan dat TotalLink juist wel voldoet aan de gewenste flexibiliteit. “Het grondexploitatiemodel van TotalLink sluit wel aan op de manier waarop een planeconoom wil werken. “ 

Wat ervaar jij als de grootste voordelen van het gebruiken van TotalLink? 

Zoals hierboven al vermeld is de flexibiliteit van het rekenmodel een groot pluspunt. Daarnaast vindt Stan ook de koppeling met Excel erg fijn. “Er zit ook een archiefsysteem in, hier maken wij misschien nog iets te weinig gebruik van. We merken wel dat er meer mee gewerkt wordt doordat het toch wel heel makkelijk is.” Ook de eenvoudige koppeling met de financiële administratie en de snelheid van de software benoemt hij als sterke punten. Zo vertelt hij dat bij het vorige model na opstarten een kopje koffie gehaald kon worden om de tijd te doden, bij TotalLink werkt dit allemaal veel sneller met een goede prestatie. Stan concludeert: “Ik weet weinig verbeterpunten te benoemen, TotalLink werkt gewoon zoals wij willen. 

Waar Stan het meest enthousiast over is, is de service van TotalLink. “De service is echt fantastisch, dat heb ik nog nergens meegemaakt!” Hij vertelt dat er natuurlijk steeds meer gemeenten zijn die gebruik maken van de software van TotalLink. Hierdoor ontstaan er natuurlijk steeds meer vragen om te beantwoorden. Echter merkt hij hier niks van op het gebied van service. “Wij werken natuurlijk al langer met TotalLink waardoor onze vragen minder worden. Wanneer wij wel een vraag hebben wordt deze alsnog enorm vlot beantwoord, dat is heel fijn.” 

Wat zijn de uitdagingen waar jij als planeconoom of de gemeente Leiden mee kampt? 

“Dat zit hem met name in de anterieure projecten en niet meer zozeer in de grondexploitaties. Wij krijgen ook steeds minder grondexploitaties in Leiden. Dit wordt vervangen door anterieure overeenkomsten, dus initiatieven vanuit eigenaren van gronden. Deze eigenaren willen dan bijvoorbeeld extra volume bouwen of van een kantoorgebouw een woongebouw maken.” Stan geeft aan dat de planeconomen van de gemeente Leiden nog aan het zoeken zijn naar hoe ze beter in dit proces gaan deelnemen.