Sjablonen
-    Een sjabloon openen vanuit de rapportagetool
-    Een sjabloon openen vanuit de documenten tabel
-    Beheren van sjablonen via de onderwerp tegel
-        Het algemeen scherm
-        Het sjabloon scherm
-        Formatering opties instellen
-    Een Word sjabloon aanmaken

Koppeling configuratie
-    Smart Documents

Algemeen

Deze handleiding heeft als doel de gebruiker op weg te helpen met de meest gebruikte functies van Totallink. In het hoofdstuk Algemeen worden de functies van de applicatie toegelicht die voor iedere toepassing in het systeem gelden zoals navigeren,  het logboek open, en een rapport opvragen. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk de structuur van de applicatie nader toegelicht.

Structuur TotalLink

TotalLink is opgedeeld in tegels. Iedere tegel staat voor een bepaald proces. Bijvoorbeeld het aanmaken en beheren van erfpachten vindt plaats binnen de erfpachttegel, en het aanmaken van projecten vindt plaats binnen de projecttegel. Zo krijgt u alleen de informatie te zien, die van het belang is voor het proces waarmee u bezig bent.

Na het opstarten van Totallink opent het hoofdscherm. Vanuit dit scherm kunt u navigeren naar de detailpagina's, de kaart, de rapportagtool, en meer.

Binnen het detailscherm van een proces kunt u de informatie kwijt, die u nodig hebt om het proces uit te kunnen voeren. Zo kunt u bijvoorbeeld binnen het detailscherm van een project onder andere de uitgangspunten aangeven, de grondexploitatie invullen, projectrapportages uitdraaien, en meer.

Navigeren

Navigeren gebeurt via het hoofdscherm. Zodra er rechtsboven in de grijze balk een zoekterm wordt ingevoerd, geeft TotalLink per onderwerp de zoekresultaten weer. Tegels zonder resultaat worden verborgen. Zo blijft u altijd het overzicht behouden. Afhankelijk van de aan u toegekende rechten toont Totallink per onderwerp de laatst door u geopende items voorafgegaan door de door u gemarkeerde favoriete items. Gearchiveerde items komen altijd onderaan te staan.

   Laatst geopende items

   Favoriet gemarkeerde items

  Gearchiveerde items

Door op een zoekresultaat te klikken opent TotalLink het betreffende onderwerp.

Via de homebutton linksboven in de hoek, kunt u van andere schermen weer terug navigeren naar het hoofdscherm.

Beheertegels

Tegels die betrekking hebben op beheertaken zijn te vinden op het hoofdscherm . Klik op in de grijze balk aan de linkerkant. De werktegels maken nu plaats voor de beheertegels. Deze knop is alleen zichtbaar als je hier rechten op hebt.

Onder beheertaken vallen onder andere tegels met instellingen, processtegels, structuurtegels, en tegels voor applicatiebeheer.

Aanmaken, verwijderen, archiveren, en uit archief halen

Aanmaken
Het aanmaken van nieuwe items (projecten, erfpachten, enzovoorts) gebeurt via de tegels op het hoofdscherm.

• Controleer eerst door te zoeken of het item nog niet in Totallink staat.
• Voeg daarna een nieuwe item toe vanuit de bijbehorende tegel door te klikken op rechtsboven in de tegel.
• U wordt doorgestuurd naar de detailpagina van het nieuwe item.

Indien u geen ziet, dan hebt u mogelijk geen rechten om nieuwe items binnen de betreffende tegel aan te maken.

Verwijderen
Verwijderen van een item gebeurt binnen het item zelf.

• Ga door te zoeken naar het item wat je wilt verwijderen.
• Klik vervolgens op rechtsboven in de bovenbalk.
• Kies nu de optie verwijderen.
• Het item wordt verwijderd.

LET OP! een verwijderd item is permanent weg. De gegevens vallen niet meer terug te halen. In sommige gevallen dient u eerst andere acties te voltooien voordat u een item definitief kan verwijderen.

Archiveren
Archiveren van een item gebeurt binnen het item zelf.

• Ga door te zoeken naar het item wat je wilt archiveren.
• Klik vervolgens op rechtsboven in de bovenbalk.
• Kies nu de optie archiveren.
• Het item wordt gearchiveerd.

In tegenstelling tot verwijderen kunt een gearchiveerd item te allen tijde weer terughalen.

Uit archief halen
Uit het archief halen van een item gebeurt binnen het item zelf.

• Ga door te zoeken naar het item wat je uit het archief wilt halen. Gearchiveerde zoekresultaten staan altijd onderaan.
• Klik vervolgens op  rechtsboven in de bovenbalk.
• Kies nu de optie uit archief halen.
• Het item wordt uit het archief gehaald.

Favoriet item instellen en verwijderen

• Open de als favoriet in te stellen detailpagina
• Klik in de betreffende informatiepagina linksboven op om de pagina als favoriet in te stellen
• Klik linksboven op om de pagina weer uit de favorieten te verwijderen

Logboek

Alle wijzigingen binnen TotalLink worden inzichtelijk gemaakt in het logboek.

In het logboek kan men een tabblad selecteren waarop de mutaties van dit tabblad wordt getoond.

Van iedere mutatie worden de volgende gegevens getoond:

• Datum en tijdstip mutatie.
• Wie heeft gewijzigd.
• Wat is gewijzigd.
• Welk veld is gewijzigd.
• De vorige inhoud van het veld.
• De nieuwe inhoud.

Het logboek is op te vragen door in het scherm waarvan u de logging wilt zien op het   te klikken en vervolgens ‘logboek’ te selecteren.

TotalLink in een nieuw venster of tabblad openen

Het is mogelijk om in TotalLink meerdere vensters en/of tabbladen naast elkaar te openen. Dit kan op twee manieren.

Manier 1:

• Hover boven het zoekresultaat waar u heen wilt.
• Klik met de middelste muisknop op het zoekresultaat.
• Afhankelijk van uw browser instellingen wordt de detailpagina nu geopend in een nieuw venster/tabblad.

Manier 2:

• Hover boven het zoekresultaat waar u heen wilt.
• Klik met de rechtermuisknop om het zoekresultaat te selecteren.
• Er opent nu onderstaand menu. Kies een van de opties om het detailscherm in een tabblad of venster te openen.

Beide manieren kunnen ook gebruikt worden bij de home- en navigatieknoppen. Zo kunt u bijvoorbeeld de kaart in een nieuw venster of tabblad openen. Of kunt u vanuit een detailscherm het hoofdscherm in een nieuw venster/tabblad openen via de home knop.

Gebruikersbeheer

De functionaliteit gerelateerd aan het maken/aanpassen van een gebruiker is alleen beschikbaar indien u binnen TotalLink behoort tot de rechtengroep ‘Gebruikersbeheer’ of de rechtengroep 'Functioneel beheerder'. Neem contact op met de beheerder van TotalLink voor meer informatie over deze rechten.
Een nieuwe gebruiker toevoegen
Controleer eerst door te zoeken of de gebruiker nog niet in Totallink staat. Voeg daarna een nieuwe medewerker toe vanuit het hoofdmenu door te klikken op rechtsboven in de tegel.

Er opent vervolgens een leeg medewerker scherm.
Vul in het algemene tab de gewenste gegevens in zoals NAW.  Doorloop vervolgens onderstaande stappen om van de aangemaakte relatie een gebruiker te maken.

Een medewerker toegang geven tot de applicatie
Een medewerker kan toegang tot de applicatie worden verleend via het beheertabblad. Ook kunt u hier naderhand aanpassingen maken aan de medewerker, zoals rechten toekennen, rechten afnemen en het wachtwoord resetten.

• Binnen de medewerkerkaart van de medewerker klik op het tabblad ‘Beheer’.
• Vul de gebruikersnaam in. Dit kan -afhankelijk van de inrichting van het systeem de windows-login naam zijn of het e-mail adres van de gebruiker.
• LET OP! Indien u gebruik maakt van 'single sign on' (SSO), dan dient systeembeheer aan uw kant de gebruiker rechten te geven om de applicatie te mogen benaderen.

Rechten instellen van een gebruiker
Individuele rechten instellen:

• Binnen de medewerkerkaart van de gebruiker klik op het tabblad ‘Beheer’.
• Klik op het ‘Rechten’ veld.
• Er opent een selectiescherm met een keuzelijst.
• Selecteer de rollen waarop de gebruiker rechten dient te hebben, na iedere selectie wordt er een rol toegevoegd onder de selectielijst.

• Indien de gebruiker alleen toegang mag krijgen tot enkele projecten, dan kan dit worden ingesteld door resp. deze projecten te selecteren bij ‘projecten muteren’ voor mutatierechten en ‘project lezen’ voor leesrechten op dit project. Indien deze lijst leeg is, heeft de gebruiker rechten op alle projecten.

Rechten van een andere gebruiker kopiëren:

• LET OP! Door deze optie te gebruiken worden de al reeds ingestelde rechten overschreven met de rechten van de andere gebruiker. Indien de gebruiker extra rechten heeft ten opzichte van de andere gebruiker. Kopieer dan eerst de rechten van de andere gebruiker en ken dan pas de extra individuele rechten toe.
• Klik op en selecteer de menu optie ‘kopieer rechten van’
• Selecteer een gebruiker wiens rechten u wenst te kopiëren.

Vervanging uit dienst tredende personen

Indien de functie van een uit dienst getreden gebruiker wordt overgenomen door een andere gebruiker kunnen alle instellingen van de uit dienst getreden gebruiker worden overgezet naar de vervangende gebruiker.

• Selecteer hiervoor in de tegel Relatie de persoon die uit dienst is getreden
• Kies in menu de optie "vervang deze relatie door".
• Selecteer de nieuwe persoon.

De vertrokken persoon wordt nu verwijderd (niet gearchiveerd!) en alle:

• Rechten
• Berichten
• Rappels
• en alle andere zaken

..worden overgezet naar de nieuwe persoon.

Wachtwoord toekennen/resetten

• LET OP! Deze optie kan worden overgeslagen indien u gebruik maakt van 'single sign on' (SSO)
• Binnen de medewerkerkaart van de gebruiker klik op het tabblad ‘Beheer’.
• Klik op en selecteer de menu optie ‘wachtwoord reset’
• Geef het nieuwe wachtwoord in en bevestig dit.
• Communiceer het nieuwe wachtwoord door aan de gebruiker.

Rapportages

Rapporten zijn op te vragen door in de bovenbalk, rechtsboven op te klikken.

Algemene rapportages zijn te downloaden vanaf het hoofdscherm. Rapportages die gaan over een specifiek onderwerp zijn te downloaden vanaf het detailscherm- of tabblad van dat onderwerp. Een projectrapportage is bijvoorbeeld alleen te downloaden vanuit het detailscherm: 'Project'.

Een brief huurverhoging is bijvoorbeeld alleen te downloaden vanaf een overeenkomsttabblad.

Na het kiezen van een rapportage wordt deze op de achtergrond voor u samengesteld en vervolgens aan u aangeboden via de downloadmanager.

Downloadmanager

De downloadmanager laat de voortgang zien van het genereren van de door u geselecteerde rapportages en exportbestanden. U kunt de downloadmanager openen door op te klikken in de bovenbalk. In de downloadmanager zijn alleen de door u gekozen rapportages en exports zichtbaar.

Zodra een download klaar,  ziet u de voortgangsindicator veranderen in . U kunt vervolgens het bestand downloaden door op de desbetreffende regel te klikken.

Wekelijks schoont de applicatie zelf alle bestanden ouder dan 1 week op. U kunt uw downloadmanager ook zelf opschonen door oude bestanden te verwijderen via .
Meerdere bestanden tegelijkertijd downloaden
Het is mogelijk om via de downloadmanager meerdere bestanden tegelijker te downloaden. De bestanden worden dan gebundeld en als een zip-bestand aan u aangeboden.

• Klik op de 'Selecteer' knop in de downloadmanager.
• Vink de regels aan die u samen gebundeld wilt zien.
• Klik 'Download' om de bestanden samen als zip te downloaden (klik 'Verwijder' om ze allen te verwijderen of 'Annuleer' om de selecteermodus af te sluiten)

Kaartfunctionaliteit

TotalLink heeft de beschikking over kaartfunctionaliteit. De overzichtskaart is te benaderen via het hoofdmenu door te klikken op aan de linkerkant in de grijze verticale balk.

Op het kaartscherm ziet u een grote kaart en de mogelijkheid om te filteren op deze grote kaart.

Zoeken op de kaart
Zoeken op de kaart kan op verschillende manieren. U kunt zoeken via de zoekcriteria of zoeken op adres via de zoekbalk op de kaart. Op welke zoekcriteria u kunt zoeken is afhankelijk van uw inrichting. De resultaten worden getoond als pointer op de kaart.
Kaartlagen aan of uit zetten
De kaart bestaat uit meerdere lagen. Zo kunt u bijvoorbeeld een luchtfoto, het bestemmingsplan, het kadaster of eigen informatie tonen. De lagen zijn aan en uit te zetten via de kaartwisselaar. Deze te vinden rechtsboven in de kaart.

De kaart opent met de lagen zoals u ze voor het laatst hebt ingesteld.

Teken op de kaart

Sommige kaarten binnen TotalLink ondersteunen de optie: ‘Tekenen’. Hiermee kunnen bijvoorbeeld kavels, projectgebieden, leidingen, en meer worden getekend.
Een kaart waarop getekend kan worden is te herkennen aan het volgende icoon: 

Door op dit icoon te klikken opent het tekencanvas. De kaart wordt geopend op een groter scherm en de tekenopties worden zichtbaar.

Tekenen
Teken kan via de gekleurde vlakken aan de linkerzijde van het scherm. Door over de kleuren heen te gaan met de muispointer, zie je wat de kleur representeert.

Het verschilt per kaart welke opties beschikbaar zijn. De gekozen optie bepaalt of er een lijn of een vlak wordt getekend. Vlakken geven tijdens het tekenen de vierkante meters weer in het geel en de lengte van het laatst getekende punt tot de muispointer in meters.
Lijnen geven zowel de lengte van het laatst getekende punt tot de muispointer, als de volledige lengte van de lijn in geel weer.

Een getekende lijn

Een getekend vlak

De volgende opties zijn beschikbaar tijdens het teken:
• Teken door op de kaart te klikken, de muis te bewegen en vervolgens een nieuwe punt neer te zetten via een muisklik. Er wordt nu lijn getekend tussen de twee punten.
• Door de linker ‘shift’ toets ingedrukt te houden (nadat je een startpunt hebt aangemaakt), kan er vrij worden getekend door de muis te bewegen.
• Met de ‘esc’ toets wordt het laatst getekende punt weer verwijderd.
• Sluiten kan door te dubbelklikken. Vlakken kunnen ook worden gesloten door te klikken op het startpunt van het vlak.

Aanpassen

Het aanpassen van tekeningen kan via het volgende icoon: 
Aanpassen gaat als volgt:
• Selecteer de tekening die aanpast dient te worden.
• Er verschijnt nu een blauwe cirkel, wanneer je op een lijn van de tekening gaat staan.

• Houdt de muisknop ingedrukt en beweeg de muis om een punt op de lijn te verplaatsen. Laat de muisknop los om de aanpassing door te voeren.

Verwijderen
Het verwijderen van een tekening kan via het volgende icoon: 

Verwijderen gaat als volgt:
• Selecteer de tekening die verwijderd dient te worden. Er verschijnt een bevestigingsknop.

• Klik op de ‘Verwijder’ knop om de tekening definitief te verwijderen. Klik op het kruisje om de verwijderactie te annuleren.

Snapfunctionaliteit

Via het snap icoon , kan snapfunctionaliteit aan of uit worden gezet.
Wanneer de snapfunctionaliteit aan staat, worden de lijnen van alle tekeningen op de kaart als het ware magnetisch. Zodra de muiscursor in de buurt van een getekende lijn komt, dan zal deze daar automatisch naar toe springen.
Deze functionaliteit is handig om bijvoorbeeld tekeningen strak tegen elkaar aan te tekenen. De snapfunctionaliteit werkt zowel in de tekenmodus, als in de aanpasmodus.

Documenten

TotalLink kent een drietal mogelijkheden v.w.b. het documentenbeheer. Afhankelijk van de gekozen configuratie heeft TotalLink meer of minder mogelijkheden:

• Standaard documentenbeheer
• Geavanceerd documentenbeheer
• Documentenbeheer met koppeling DMS

Standaard documentenbeheer

Bij het standaard documentenbeheer kunt u documenten bij een onderwerp via het detailscherm op het tabblad ‘Documenten’ opslaan en weer opvragen.

1. Opslaan van het document
Opslaan van documenten kan via de toevoegen knop, dit verloopt via onderstaande stappen:

• Open het tabblad ‘documenten’ in het informatiescherm.
• Klik op ‘+ Toevoegen’
• Er opent nu een verkenner scherm, browse naar het op te slaan document en klik op ‘opslaan’

Daarnaast kan een document worden opgeslagen door deze op de documententabel te slepen.

2. Opvragen van een opgeslagen document
Klik op het download icoon (pijltje naar beneden) vooraan de informatieregel van het document. Het bestand wordt nu opgehaald.

3. Opvragen van een opgeslagen document in een ander bestandsformaat
Afhankelijk van het bestandstype en de gekozen mogelijkheden binnen TotalLink, kunnen documenten in meerdere bestandsformaten worden opgehaald.
Zo kunnen Word bestanden bijvoorbeeld ten alle tijden, als pdf worden opgehaald.
Klik hiervoor op het bestandsformaat icoon, van het type bestand waarin je het document wilt hebben.

4. Document voorlopig verwijderen
Documenten kunnen in twee stappen worden verwijderd.
Klik op de schuif in de kolom ‘Prullenbak’ van het document dat je wilt verwijderen. Dit is altijd de laatste kolom van de documententabel.
Het document wordt nu in de prullenbak geplaatst. Deze is niet meer zichtbaar in de documententabel.

5. Document definitief verwijderen
Voer eerst de stap: 4. Document voorlopig verwijderen uit. Klik daarna op de schuif 'Toon inhoud prullenbak' om naar de prullenbak te gaan.
In de prullenbak zijn alle weggegooide documenten van het betreffende dossier te zien. Je kunt de documenten nog steeds downloaden, de versiehistorie terug bekijken(geavanceerd documentenbeheer), en kopiëren.
Door het schuifje 'Prullenbak' weer uit te zetten, wordt het document weer uit de prullenbak gehaald.
Via het kruisje aan het einde van de regel, kun je het document definitief verwijderen. Let op: dat betekent dat deze niet meer valt terug te halen.

Kopiëren van documenten

Het is mogelijk om documenten te kopiëren. Kopiëren kan binnen dezelfde documententabel of naar een andere documententabel.
Om een document te kopiëren kan er geklikt worden op het ‘kopie’ icoon bij  een document.

Er opent zich nu een dialoog. Met twee keuzemogelijkheden.

Je kiest eerst het soort onderwerp, waar het document naartoe wordt gekopieerd.
Onderwerpen zijn bijvoorbeeld: Project, relatie, erfpacht, etc. De onderwerpen die je te zien krijgt zijn afhankelijk van de rechten die je hebt.

Vervolgens kies je binnen het onderwerp waar het document naar toe gaat.

In onderstaand voorbeeld wordt het document gekopieerd naar de documententabel van project 1.
Om het kopiëren te starten kan er op de ‘Ok’ knop worden geklikt. Indien men het document toch niet wil kopiëren, dan kan men op de ‘annuleren’ knop klikken of op het kruisje in de rechterbovenhoek.

Zodra er op de ‘Ok’ knop is geklikt, wordt het kopieerproces gestart. De gebruiker krijgt een melding zodra het kopiëren al dan niet is gelukt. Onderstaande melding houdt in dat het kopiëren succesvol is gelukt.

Geavanceerd documentenbeheer

De geavanceerde documentenbeheer module bevat extra functionaliteit ten op zichte van het reguliere documentenbeheer.
Zo kunnen Excel en Word bestanden vanuit de applicatie worden geopend, bewerkt en worden wijzigingen direct terug opgeslagen in TotalLink.
Ook kunnen sjablonen direct vanuit de documenten tabel worden aangemaakt. De sectie over sjablonen in de handleiding gaat hier dieper op in.

Document toevoegen
Documenten toevoegen kan op dezelfde manier als bij het standaard documentenbeheer, echter biedt de toevoegen knop extra mogelijkheden.
Wanneer hier op geklikt wordt, opent onderstaande dialoog.

• Klik op het Word of Excel document om vanuit TotalLink een Excel of Word document te openen.
• Klik op het vergrootglaasje om een document via de verkenner aan te wijzen of sleep een document.

Een Word of Excel document vanuit TotalLink wijzigen
Word en Excel bestanden kunnen op de volgende manier worden gewijzigd.

• Open het document vanuit TotalLink
• Klik eventueel beveiligingswaarschuwingen in gele balk weg!
• Bewerk het document
• Klik in Excel of Word op ‘Opslaan’

De historie van een document opvragen
U kunt de geschiedenis van een document steeds opvragen. Iedere tussenversie wordt bewaard. Dit is met name handig indien men nadien wil nagaan hoe een stuk tot stand is gekomen, met name bij juridische kwesties.
Indien een Word of Exceldocument wordt geopend vanuit TotalLink en na een mutatie weer terug wordt opgeslagen in TotalLink, dan wordt de vorige versie daarbij automatisch bewaard.

1.) Gebruik het uitschuifpijltje om de regel uit te vouwen.
2.) De versiehistorie van het document is nu zichtbaar. Je kunt de oudere versies downloaden en bekijken.

Een vorige versie terugzetten
Het kan voorkomen dat je een oude versie van een document wilt terugzetten en hiermee wilt verder gaan.
Dit kan door de historie op te vragen van het document, de versie te openen waarmee je wilt verdergaan, en deze weer terug in TotalLink op te slaan.
Het document wordt vervolgens behandeld door TotalLink als zijnde een mutatie. De versie die wordt overschreven wordt dus ook bij deze actie automatisch bewaard in de versiehistorie.
Zodoende gaat er nooit een versie van het document verloren

Documentenbeheer gekoppeld aan een DMS

TotalLink kan gekoppeld worden aan een DMS. Dit kan op twee manieren worden ontsloten.

1-weg
Bestanden worden opgehaald uit het DMS en getoond in TotalLink, waarvan uit je ze kunt downloaden. Bestanden worden echter niet terug opgeslagen in het DMS.

2-weg
Dit betreft een volledige synchronisatie van (relevante) documenten tussen TotalLink en het DMS.
Bestanden worden opgehaald uit het DMS en getoond in TotalLink, waarvan uit je ze kunt downloaden. Ook worden bestanden terug opgeslagen in het DMS.